O controle financeiro é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Além das ferramentas propriamente financeiras, ele também encontra aliados no controle de ponto digital e na automatização da folha de pagamento.
Estas, todavia, são apenas algumas das ferramentas que podem auxiliar na gestão das finanças. Existem outras estratégias, softwares e atenção que ajudam nesta tarefa e a tornam mais eficaz.
Uma vez que a gestão eficiente das finanças permite tomar decisões mais acertadas e ter uma visão clara sobre a saúde financeira do negócio, é crucial trabalhar de modo a torná-la cada vez melhor. Continue lendo e veja como obtê-la!
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12 passos para fazer o controle financeiro da sua empresa
Abaixo estão 12 dicas para promover o controle financeiro da sua empresa! Com elas você pode alocar melhor os recursos, evitar desperdícios, conhecer sobre a saúde financeira da empresa e melhorar sua relação com fornecedores, clientes e colaboradores!
1 – Entenda a importância do controle de ponto e use um sistema digital
O controle de ponto é fundamental para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores. Isso permite calcular horas extras, adicional noturno e outros direitos trabalhistas, além de evitar problemas com a legislação.
Além de ser fundamental para evitar pagamentos indevidos ou falta de pagamento de horas extras, também é uma exigência da lei para empresas que possuem mais de 20 colaboradores.
Uma vez que ela tem tamanha importância, a melhor solução é apostar em um sistema digital. Com ele, você garante precisão na contagem de horas de trabalho. Ainda, tem acesso em tempo real ao número de horas trabalhadas em qualquer momento do mês.
Uma boa opção de controle de ponto digital é o Oitchau. Moderno e seguro, ele garante que colaboradores e gestores saibam em tempo real quantas horas já trabalharam, o número de horas extras e atualizações do banco de horas.
Ainda, realiza o cálculo exato dos valores das horas, com a aplicação automática dos adicionais devidos. Portanto, ela não apenas dá mais precisão às previsões de gastos com pessoal e ao efetivo pagamento, como também automatiza tarefas.
2 – Automatize a folha de pagamento
Da mesma forma como usar um sistema digital de controle de ponto é muito útil, a mesma coisa acontece em relação a um sistema automatizado para a folha de pagamento, que traz inúmeros benefícios.
Dentre essas vantagens estão a redução de erros, a agilidade no processamento dos dados e a maior segurança das informações. Além disso, facilita a geração de relatórios e o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.
3 – Faça a integração do controle de ponto com a folha de pagamento
Integrar o controle de ponto com a folha de pagamento é uma prática importante para garantir a precisão dos cálculos e evitar erros. Dessa forma, as informações registradas no sistema de horas são automaticamente transferidas para a folha de pagamento.
O controle de ponto Oitchau, aliás, é compatível com diversos sistemas de folha de pagamento. Dessa maneira, é possível compartilhar informações entre os sistemas e dar mais segurança aos dados e eficácia aos pagamentos.
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4 – Faça a gestão adequada dos encargos sociais
A folha de pagamento deve contemplar os encargos sociais, como INSS, FGTS, entre outros. É importante ficar atento aos prazos e às alíquotas vigentes, para evitar problemas com órgãos fiscalizadores, multas e juros.
5 – Organize os documentos relacionados à folha de pagamento
É fundamental manter todos os documentos relacionados à folha de pagamento organizados e devidamente atualizados. Isso inclui contratos de trabalho, recibos, guias de recolhimento de encargos sociais, entre outros.
Essa organização facilita a consulta e evita problemas futuros. Portanto, garanta essas informações e documentos à disposição ao mantê-los na nuvem, uma forma segura de resguardo e fácil de compartilhar.
6 – Faça um planejamento financeiro
Além do controle de ponto e da folha de pagamento, é importante realizar um planejamento financeiro para a empresa.
Isso envolve, por exemplo, o estabelecimento de metas. Também, a projeção de receitas e despesas, análise de custos, entre outros aspectos que contribuem para a saúde financeira do negócio.
7 – Monitore regularmente os resultados financeiros
Acompanhar de perto os resultados financeiros da empresa é essencial para identificar possíveis problemas e tomar medidas corretivas. Faça análises periódicas, verifique indicadores financeiros e esteja atento a possíveis desvios.
8 – Utilize outras ferramentas de controle financeiro
Além do controle de ponto digital e do software de holerite, existem diversas ferramentas e programas disponíveis no mercado que podem auxiliar na gestão financeira da empresa.
Essas ferramentas facilitam o registro e a análise de dados financeiros. Ao mesmo tempo, permitem a geração de relatórios personalizados e a visualização clara das informações.
9 – Faça um controle de fluxo de caixa eficiente
O controle de fluxo de caixa é essencial para manter as finanças da empresa em ordem. Registre todas as entradas e saídas de dinheiro, identifique as principais fontes de receita e os gastos. Não deixe, também, de acompanhar o saldo disponível.
Isso ajuda a identificar oportunidades de economia e a evitar surpresas desagradáveis. Além disso, permite a promoção de um planejamento.
10 – Negocie prazos e condições com fornecedores
Uma gestão financeira eficiente também envolve a negociação de prazos e condições com fornecedores. Busque acordos que permitam melhorar o fluxo de caixa da empresa, como prazos mais longos para pagamento ou descontos por pagamento antecipado.
11 – Acompanhe de perto as contas a receber
Fique atento às contas a receber da empresa, garantindo que os pagamentos sejam feitos dentro dos prazos estabelecidos. Mantenha um controle rigoroso das cobranças e adote medidas para evitar a inadimplência.
12 Esteja atualizado sobre a legislação fiscal e trabalhista
A legislação fiscal e trabalhista está em constante mudança, e é essencial que a empresa esteja atualizada quanto a elas. Desse modo, é possível ficar por dentro de todas as obrigações e os direitos para evitar problemas futuros.
Também, não deixe de acompanhar as regras próprias da categoria. Para isso, fique de olho nas convenções coletivas e nos documentos de CCT. Mantenha-se informado e busque o auxílio de profissionais especializados para garantir a conformidade legal.